مديريت زمان از نگاه كارآفرينان
وقتي زمان هم ارزش افزوده مي‌آفريند
مهم‌ترين دارايي يك كارآفرين، «زماني» است كه او در اختيار دارد. كارآفرين‌ها زمان كافي براي آنجام فعاليت‌هايي كه نياز به انجام دادنشان هست ندارند و افزون بر اين، زمان كافي براي انجام آنچه مي‌خواهند هم ندارند.
خبر اقتصادی - از آنجا كه بنا به ديدگاه اقتصاددانان، زمان مجاني است، فرض كلي اين است كه همه همواره زمان كافي در اختيار دارند كه كاري كه در دست دارند را به شكل كامل به انجام برسانند. يك كارآفرين بنا به ذاتش ممكن است فكر كند مي‌تواند در زماني مشخص دست به چند كار بزند و به اين ترتيب، بهره بيشتري از زمانش ببرد. اما زمان تنها اين نيست، زمان مثل پول است و بنابراين بر همين قياس، هيچ منبع لايزالي از پول هيچگاه در اختيار فرد قرار ندارد. همانطور كه پول براي يك كسب و كار مانند جريان خود در بدن ضروري و اساسي است، نبود آن هم كسب و كار را به نابودي مي‌كشاند، همانطور كه نبود خون زندگي را از فرد مي‌گيرد. با اين همه، ممكن است شما درست در عرض يك ساعت مقادير فراواني پول به دست بياوريد يا مقادير زيادي پول از دست بدهيد، اما يك ساعت هميشه همان يك ساعت است و فرقي نمي‌كند شما آن را به چه شكلي خرج مي‌كنيد: در هر روز تنها 24 ساعت زمان در اختيار شماست. حالا هم اجازه بدهيد نگاهي بيندازيم به چيزهايي كه ممكن است با هم در رقابت باشند تا شما زمانتان را در اختيار آنها قرار دهيد. آنچه در ادامه مي‌آيد، نكته‌هايي است كه مايك كاپل، كارآفرين و مدير ده‌ها شركت در ايالات متحده به آنها اشاره مي‌كند:
فروشندگان
شركت‌هايي كه من در اختيار دارم، از طيف وسيعي از فروشندگان و تامين‌كنندگان خريد مي‌كنند. شكل دادن نوعي ارتباط با هر يك از اين فروشندگان ممكن است هم مفيد باشد و هم جذاب به نظر برسد، اما بهتر است سعي كنيد تمام زمانتان را با آنها نگذرانيد. زمان يك فروشنده، عملاً به گونه‌يي تخصيص پيدا مي‌كند كه او بتواند مبادلات بسياري را به سرانجام برساند. اگر شما دقيقاً بدانيد كه چه مي‌خواهيد، حتماً به آن مي‌رسيد، اما اگر در اين زمينه مردد باشيد، قطعاً هدف طمع فروشنده‌ها قرار خواهيد گرفت. از قبل بدانيد كه چه مي‌خواهيد و مستقيم به سراغ آن برويد و در غير اين صورت، وارد سياهچاله‌يي زماني از گفت‌وگوهاي بي‌حاصل خواهيد شد.
كارگزاران تلفني
مثل هر تاجر و بازرگان ديگر، من هم با تماس‌ها، پيغام‌ها، پيامك‌ها و نامه‌هاي الكترونيك ناخواسته بسياري رو به رو مي‌شوم كه در عمده موارد مي‌خواهند چيزي به من بفروشند. وقتي كه تازه كار بودم، معمولاً اينگونه پيغام‌ها را با ارسال يك «نه، خيلي ممنون» پاسخ مي‌دادم، چرا كه فكر مي‌كردم اين دقيقاً رفتاري است كه ادب اقتضا مي‌كند. اكنون كه تعداد اين قبيل پيغام‌ها خيلي خيلي بيشتر شده، من به هيچ‌وجه همه شان را جواب نمي‌دهم. اين كار ممكن است چندان مودبانه به نظر نرسد، اما اين من نبوده‌ام كه از آنها خواسته باشم به من تلفن بزنند!
بانك‌ها
بانك‌ها بهترين جايي هستند كه مي‌توانيد پول‌هايتان را در آنجا بگذاريد، اما كافي است كه بخواهيد پولتان را از آنجا برداريد، در اين صورت بانك‌ها بدترين جايي هستند كه مي‌توانيد سراغ بگيريد. خوشبختانه، راه‌هاي بسياري وجود دارد كه به كمك آنها مي‌توان بانك‌ها را دور زد كه اساسي‌ترين آنها اين است كه بدانيد بانكي‌ها اصولا با چه زباني صحبت مي‌كنند. اگر شما به شعبه يكي از بانك‌ها مراجعه كنيد و طلب وام براي كسب و كار كوچكتان داشته باشيد، آنها حتماً از شما مي‌خواهند تا در مورد شرايط مالي تان و همين طور طرح تجاري و تمام مدارك ديگر به نفع پروژه تان براي آنها بگوييد.
بهتر است در اين قبيل مراجعات، تا جايي كه مي‌توانيد به بانكي‌ها اطلاعات بدهيد و تا آنجايي كه ممكن است روشن و صريح باشيد. بانك‌ها مي‌توانند ترسناك باشند و براي بسياري از كارآفرينان از قضا همين حالت را هم دارند، اما شما مي‌توانيد با آنها كنار بياييد چنانچه زبان آنها را بلد باشيد.
فعاليت‌هاي داوطلبانه
من معتقدم همه ما ارزش‌هاي نانوشته بسياري در زندگي داريم. ارزش نانوشته من اين است كه هميشه فردي بخشنده باشم. در واقع، فضيلت فردي من در زندگي اين است كه 1)يك كارآفرين موفق باشم و 2) ثروت زيادي به هم بزنم و بخش بزرگي از آن را به بقيه بدهم. من بخشي از ثروتم را به خيريه‌هاي عمدتا مذهبي مي‌بخشم. بسياري از اين خيريه‌ها را من و همسرم با هم پيدا مي‌كنيم و در موردشان تحقيق مي‌كنيم. با اين حال من احساس نمي‌كنم كه وظيفه من در زندگي‌ام اين باشد كه زمانم را به بقيه ببخشم. بنابراين، خيلي‌ها در مقابل درخواستشان براي انجام كارهاي داوطلبانه، از من يك «نه ساده» مي‌شنوند. در عوض، من زمانم را با خانواده‌ام و شركت هايم مي‌گذرانم. ممكن است ديدگاه شما در مورد بخشش با ديدگاه من متفاوت باشد و فكر كنيد كه مي‌توانيد فعاليت‌هاي داوطلبانه زيادي داشته باشيد، اگر اين طور است مي‌توانيد به كارتان ادامه دهيد و به جاي پول، وقتتان را ببخشيد.
كساني كه به دنبال شريك مي‌گردند
به موازات اينكه شركت شما شناخته شده‌تر مي‌شود، افراد بيشتر و بيشتري خواهند بود كه تمايل داشته باشند با شما شراكت كنند. آنها به پيشنهاد خدمات، مشاوره‌ها و هر آنچه را كه احساس كنند مي‌تواند به نفع مشترك و متقابل بينجامد، پيشنهاد مي‌دهند. در نهايت هم نتيجه اين خواهد بود: آنها اظهار تمايل مي‌كنند كه به مشتري‌هاي شما دسترسي داشته باشند تا بتوانند به آنها كالا يا خدمات بفروشند و در مقابل، شما هم به مشتري‌هاي آنها دسترسي خواهيد داشت. هر چند ممكن است من در مجموع به حساب آورده نشوم، اما ايده‌ام هميشه اين بوده است كه تحت هيچ شرايطي با كسي وارد شراكت نشوم مگر آنكه نتيجه اين شراكت به شكل مستقيم خودش را روي سرمايه‌گذاري‌ها نشان دهد يا اينكه موجب صرفه جويي گسترده در وقت من شود. من هميشه سعي كرده‌ام خارج از دايره جملاتي از اين قبيل قرار بگيرم: «هي مايك، بيا با هم شريك بشويم!» من هميشه سعي مي‌كنم در مقابل كساني كه مي‌خواهند با من يا ما شريك شوند مودبانه رفتار كنم، اما اگر اين شراكت سودي در بر نداشته باشد، ارزشي هم ندارد كه وقتمان را براي بررسي‌اش بگذاريم. من ترجيح مي‌دهم زمانم را براي مرتفع كردن خواسته‌هاي مشتريانم بگذارم تا آنها را صرف سر و كله زدن با كساني بكنم كه احتمالاً كمكي به استفاده بهتر من از زمان نخواهند كرد.
مشتري‌ها
بله، مشتري‌ها هم از دسته كساني هستند كه مي‌توانند زمان شما را برايتان مصرف كنند و طنز قضيه هم اينجاست كه هر چه تعداد مشتري‌هاي شما بيشتر باشد، شما هم مجبور خواهيد بود وقت بيشتري را به آنها اختصاص بدهيد.
من معمولاً با خوشرويي وقتم را با مشتري‌هايم مي‌گذرانم اما هميشه دقت مي‌كنم كه بيش از آنچه لازم است براي مراودات اجتماعي وقت صرف نكنم. مشتري‌هاي من افراد باهوشي هستند و بنابراين زمان زيادي نياز نيست تا من دريابم كه آنها چه نيازهايي دارند، اما به محض اينكه من توانستم يكي از نيازهاي آنها را مرتفع كنم، بايد به سراغ مشتري بعدي و نيازهاي او بروم. اينكه شما جايي بايستيد و با مشتريتان صحبت كنيد به اين معني نيست كه توانسته‌ايد از زمانتان به درستي استفاده كنيد. در واقع، برخي از طرح‌هاي اقتصادي هستند كه بر مبناي زماني كه به مشتري اختصاص پيدا مي‌كند نوشته مي‌شوند و اين زمان در واقع با احتساب ارزش افزوده‌يي كه ايجاد مي‌كند ديده مي‌شود.
مشاورين
مشاورين افراد جذابي هستند. يادتان مي‌آيد همين چند خط قبل در مورد ارزش افزوده ناشي از اختصاص زمان چه گفتم؟ هيچ كس بهتر از يك مشاور ارزش افزوده ناشي از اختصاص زمان را درك نمي‌كند. به شكلي طنزآميز، كارآفرين‌ها مشاورين را استخدام مي‌كنند چرا كه زمان كافي ندارند تا در يك زمينه خاص تخصص كافي پيدا كنند. در واقع كارآفرين‌ها زمان مشاورينشان را مي‌خرند تا زمان خودشان را ذخيره كنند.
حسابداران، بيمه گزاران و وكلا، همه ارزش زمانشان را درك مي‌كنند و دستمزدهايشان را هم بر همين اساس دريافت مي‌كنند. از سوي مقابل، شما هم بايد سعي كنيد كه از زماني كه آنها در اختيارتان قرار مي‌دهند، به بهترين وجه استفاده كنيد. برنامه دقيقي با مشاورتان تنظيم كنيد و اطمينان حاصل كنيد كه بيشترين اطلاعات ممكن را در ازاي كمترين ميزان سرمايه‌گذاري «زمان» (و البته پول) دريافت مي‌كنيد.
كارمندان
درب اتاق من به روي همه همكارانم باز است و من هميشه وقت كافي براي هر موردي كه آنها نياز به صحبت درباه آن را داشته باشند دارم و استثنايي هم براي اين مساله قائل نيستم. من به همكارانم احتياج دارم، چون بدون آنها كسب و كاري هم وجود نخواهد داشت، اما مساله اينجاست كه هر چقدر زمان بيشتري را با آنها بگذرانم، زمان كمتري در اختيار خودم خواهد بود تا به معني واقعي كلمه بتوانم كار كنم.
استخدام كردن، مصاحبه كردن و مديريت كردن كارمندان، همه و همه فعاليت‌هاي زمانبري هستند. به تعداد گفت‌وگوهايي كه بايد داشته باشيد فكر كنيد، نامه‌هايي كه بايد ارسال كنيد، ملاقات‌هايي كه بايد ترتيب بدهيد و همين طور بررسي‌هايي كه بايد در مورد تك تك افراد داشته باشيد. همه اين‌ها، بخش پنهان زمان‌هايي هستند كه شما بايد مصرف كنيد تا بتوانيد نيروي انساني كسب و كارتان را گسترش بدهيد. يكي از رايج‌ترين اشتباهات كارآفرينان تازه كار اين است كه نمي‌دانند بايد چه ميزان زمان براي پيدا كردن نيروهاي مناسب اختصاص دهند. حتي استخدام افراد با تجربه هم نياز به گفت‌وگوي رو در رو دارد، چرا كه آنها بايد بدانند شما كارها را چطور انجام مي‌دهيد و اين يعني خودتان بايد كارها را آموزش بدهيد، مگر اينكه فرد ديگري را استخدام كرده باشيد تا اين كار را به جاي شما انجام دهد. و جمله‌يي هم براي ثبت در تاريخ: استخدام كارمندان غير مناسب، بزرگ‌ترين ضربه‌يي است كه مي‌توانيد به كسب و كارتان بزنيد و به همين جهت بايد بيشترين زمان را به يافتن بهترين افراد اختصاص بدهيد.
محمدمهدی حاتمی
