فرهنگ نظارت و بازرسي

بازرسي و نظارت در سازمان ها و جوامع داراي سابقه طولاني بوده و از مهم ترين وظايف و دغدغه هاي مديران باتجربه است  و اين امر بيانگر اهميت بازرسي و نظارت در صيانت، دوام و بقاء سازمان ها است. بديهي است ضرورت وجود نظارت و توصيه به ايجاد يك سيستم  نظارتي به معناي بي  اعتمادي به كاركنان سازمان ها نيست بلكه براي داشتن يك سازمان سرآمد، نظارت هم لازم است  و مسئله اي كه حائز اهميت است نحوه ي نظارت و بازرسي است تا  از فساد احتمالي در سيستم پيشگيري شود و موجبات ارتقاء  و سرآمدي سازمان نيز فراهم گردد و از نظارت و كنترل بعنوان مانع پيشرفت و توسعه سازماني ياد نشود.

در حال حاضر بسياري از سازمان ها از روش هاي سنتي بازرسي استفاده مي كنند كه در اين روش ها بجاي پيشگيري از وقوع جرم و تخلف به تنبيه متخلف اعتقاد دارند ؛ بنابر اين ضرورت ايجاد بازرسي علمي و نهادينه سازي سيستم هاي نظارتي پيشگيرانه  و روش هاي جلوگيري از وقوع جرم و تخلف و فساد اداري محسوس است. در سازمان هاي پيشرو سيستم هاي نويني براي بازرسي و نظارت ايجاد شده كه بكارگيري اين سيستم ها موجب سهولت امر نظارت و همچنين  افزايش دقت مي شود.

    اصلاح قوانين و مقررات اداري ، پايش ، نظارت و ارزيابي پيوسته و اعمال قوانين بدون تبعيض از مهمترين عوامل نهادينه سازي و ارتقاء سلامت اداري بوده و از اصول مقابله با فساد اداري به شمار مي روند . به همين منظور و به جهت پيشگيري از تخلفات و فساد اداري  لازم است با تصويب قوانين متقن و جامع و ابلاغ آن به كاركنان تمامي سطوح و اعمال كنترل هاي به موقع ، زمينه بروز انحرافات و فساد به حداقل برسد البته هيچ قانوني اكمل و فراگير نيست و در زمان اجرا نارسايي ها و ضعف هاي خود را بروز مي دهد كه با نظارت هاي مستمر مي توان اين موارد را شناسايي و نسبت به رفع نقائص آنها در جهت سلامت اداري اقدام نمود.

  در همين راستا استقرار نظام هاي ارزيابي عملكرد در دستگاهها و سازمان ها ضمن نظارت بر فعاليت هاي سازمان طبق قوانين و ضوابط ، ميزان بهره وري هر سازمان را ارزيابي و به توانمند سازي سازمان ها و افزايش بهره وري سازمان كمك مي كنند . بديهي است كه براي نهادينه سازي سلامت اداري در هر سازمان ابتدا بايستي در مديران سازمان انگيزه و اعتقاد ايجاد نمود و آنان را با قوانين كشور آشنا نمود تا در اجراي قوانين و ارتقاء سلامت اداري با مشكلي مواجه نباشند. البته نقش سيستم هاي تشويقي براي پايبندي و ترغيب كاركنان به رعايت ضوابط ، قوانين و اصول سازماني بسيار مهم مي باشد.

   فساد اداري نقطه مقابل سلامت اداري است و از موارد پيچيده است كه بر جامعه خسارت وارد نموده و منافع شهروندان و دولت را به مخاطره مي اندازد . در تعريف فساد بايد گفت فساد عبارت است از رفتاري كه مي تواند مشتركا" يا منفردا" با قصد دادن امتيازي به ديگري در قبال دريافت منفعتي ، مخالف با وظيفه رسمي يا حقوق اشخاص ثالث ارتكاب يابد . لذا مبارزه با مصاديق فساد در سازمان ها با ديدگاه پيشگيري از ايجاد اختلال در نظام اقتصادي ، اجتماعي و سياسي موجب ارتقاء سلامت اداري مي گردد. بدون شك جلوگيري از فساد اداري به توسعه فرهنگ سالم سازي فضاي سازماني با الگو گيري از آموزه هاي اسلامي نياز دارد.

  با توجه به اينكه بخش عمده تحولات جهاني ناشي از فناوري اطلاعات و ارتباطات است ، سازمان هاي مختلف ملزم به اين هستند كه ماهيت خود را حول مفاهيم جديد، باز تعريف كنند و در اين ميان براي خدمت رساني مبتني بر عدالت و ارتقاء پاسخگويي به مردم ، ايجاد نظام نظارت و ارزيابي بر پايه فناوري اطلاعات در حوزه هاي ارزيابي عملكرد اجتناب ناپذير است .

پيتر دراكر در مورد اشكالات احتمالي در مبحث ارزيابي چنين مي گويد: « سنجش سنتي عملكرد براي ارزيابي كسب و كار كافي نيست . دليل اصلي اينكه چرا ارزيابي سنتي در تامين نيازهاي جديد كسب و كار موفق نيست ، ريشه در شاخص هاي ناقص و ضعيف دارد . »

اخيرا" بري شاخص هاي نوين عملكرد مشخصات جديدي مطرح شده است . اين مشخصات شامل مواردي مانند : معيارهاي مربوط به استرات‍‍ژي ساخت و توليد ،  شاخص هاي اصلي غير مالي عملكرد ، اطلاعات مورد نياز سطوح مديريتي و كاركنان عملياتي براي اتخاذ تصميمات روز مره .

شاخص ها مي بايست مطابق نيازمندي هاي بازار كه خاصيت پويايي و ديناميكي دارند ، قابليت تغيير داشته باشند .

متخصصين براي سيستم هاي ارزيابي عملكرد مناسب ويژگي هايي را مطرح نموده اند كه عبارتند از :  1- از اهداف استراتژيك پشتيباني كند ، 2- متوازن باشد ، 3- در مقابل بهينه سازي بخشي بايستد ، 4- تعداد شاخص هاي عملكرد آن محدود باشد ، 5- دسترسي به آن آسان باشد ، 6- شامل شاخص هاي عملكرد جامع باشد .

در خصوص انتخاب شاخص هاي مناسب و استاندارد براي طراحي سيستم ارزيابي عملكرد ، پيشنهاداتي از سوي متخصصين مطرح شده است . بعنوان مثال « گلوبرسون » يكي از محققاني است كه در اين زمينه راهنمايي هاي سودمندي ارائه نموده است .

اين پيشنهادات در زمينه شاخص هاي عملكرد بوده و به اين ترتيب مي باشند :

1-   شاخص هاي عملكرد بايد از اهداف سازمان منشعب گردند .

2- شاخص هاي عملكرد بايد امكان مقايسه سازمان هايي را ايجاد كند كه در يك صنعت مشابه فعاليت مي كنند .

3-   هدف هريك از شاخص ها ي عملكرد بايد واضح و روشن باشد .

4- گرد آوري اطلاعات و روش هاي محاسبه هريك از شاخص ها بايد به روشني تعريف گردند .

5-   شاخص هاي عملكرد نسبتي بر اعداد مطلق ارجحيت دارند .

6- شاخص هاي عملكرد بايد تحت كنترل واحد سازماني مورد ارزيابي باشند .

7- شاخص هاي عملكرد بايستي از طريق مباحثه و بررسي نظرات افراد درگير نظير مشتريان ، كاركنان و مديران انتخاب شوند.

8-   شاخص هاي عملكرد عيني نسبت به شاخص هاي ذهني ارجحيت دارند .

 

پيشنهادات « ماسكل » نيز در زمينه طراحي سيستم ارزيابي عملكرد به شرح ذيل مي باشد :

 

1-   شاخص ها بايد بطور مستقيم به استراتژي مربوط شوند .

2- شاخص هاي عملكرد غيرمالي نيز بايد مورد توجه قرار گرفته و انتخاب شوند .

3-   يك شاخص براي تمامي واحدها يا سازمان ها مناسب نيست .

4-   با تغيير محيط شاخص ها نيز تغيير مي يابند .

5-   شاخص هاي عملكرد بايد براي استفاده آسان و ساده باشند .

6-    شاخص هاي عملكرد بايد بازخور سريعي را ارائه دهند .

7- شاخص هاي عملكرد بايد به گونه اي طراحي شوند كه بهبود مستمر را موجب گردند و تنها به نظارت و كنترل اكتفا نكنند .

 

شرايط تحقق ارتقاء سلامت اداري در دستگاهها و سازمان ها

 

الف ) شفاف سازي انجام امور و فعاليت ها و پاسخگويي مناسب

ب ) افزايش رضايتمندي ذينفعان و احقاق حقوق و احترام به ارباب رجوع

ج ) برقراري نظام شايسته سالاري در انتخاب ها و انتصاب ها

د) بهبود فرهنگ عمومي و تقويت نظارت مردمي

ه) بهبود فرهنگ سازماني و تقويت ارزش هاي ديني و اخلاقي در رفتار سازماني و شغلي كاركنان

و) واگذاري فعاليت ها به بخش غير دولتي با توجه به قوانين و مقررات

ز)  رعايت اخلاق حرفه اي

 

ده برنامه تحول در نظام اداري كشور در جهت نهادينه سازي ارتقاء سلامت اداري عبارتند از :

 

1- استقرار دولت الكترونيك ، 2- عدالت استخدامي و نظام پرداخت ، 3- ساماندهي نيروي انساني ، 4- افزايش بهره وري و استقرار نظام جامع مديريت عملكرد ، 5-  سلامت اداري ، 6-  اصلاح ساختارها و فرآيند ها ، 7-  تمركز زدايي ، 8- توانمند سازي و آموزش فرهنگي و تخصصي منابع انساني ، 9- تقويت مديريت و توان كارشناسي كشور و ارتقاء روحيه خود كنترلي در كارها ، 10-  خدمت رساني به مردم و تكريم ارباب رجوع .

 

بازرسي و كنترل عملكرد

 

نظارت و بازرسي فراهم آورنده اطلاعات مفيد براي مديريت اثر بخش است ؛ نظارت و بازرسي يك فرآيند تحقيق است و بايستي از اصول علمي تحقيق بهره گيرد . برنامه بازرسي بايستي با هماهنگي هاي كامل با مديريت دستگاه يا سازمان نظارت شونده شروع شود . در واقع اين تلقي درستي نيست كه بازرس و نظارت كننده را در جايگاه پليس ببينيم بلكه بازرسي در موقعيت مشاور و هدايتگر ظاهر مي شود.

امروزه تاكيد كشورهاي مختلف براي پيشگيري از بروز فساد و تخلفات اداري بر سه ركن اساسي آموزش كاركنان ، انتخاب افراد بر اساس شايستگي و بالاخره اصلاح نظام هاي مديريتي و عملياتي و مكانيزه كردن آنها مي باشد و اين موضوع موجب شده كه مبارزه با فساد شكل اصولي و علمي خود را طي نمايد.

 

ويژگي هاي نظام اداري سالم

 

1-   سازمان بايد بر اساس نياز حقيقي جامعه شكل بگيرند .

2-   ماموريت هاي اصلي بايد بعنوان نيروي محركه تلقي شود .

3- نيروي انساني شاغل در سازمان ها بايد افرادي با دانش ، مهارت ، خشنود و با انگيزه باشند .

4- در يك نظام اداري سالم بايد به پيشگيري بيش از درمان اهميت داده شود .

5-   در ارزيابي عملكردها نيز بايد به ستادهاي حقيقي توجه شود .

6- مكانيزم هاي بازار را بايد به مكانيزم هاي بوروكراتيك ترجيح داد.

7-   براي جلب رضايت ارباب رجوع بايد اهميت زيادي قائل شد.

8- در يك نظام اداري سالم توازن منطقي بين داده ها و ستاده ها وجود داشته باشد.

9- نظام شايسته سالاري در اين نوع نظام ها بايد حاكم بوده و پرداخت ها نيز بر اساس عملكرد باشد نه وقت .

 

نتيجه

 

به منظور نهادينه سازي ارتقاء سلامت اداري در كشور ، سازمان ها همواره تلاش مي كنند با اجراي برنامه هاي نظارتي و  با در نظر گرفتن چگونگي اجراي قوانين و مقررات و ارزيابي عملكرد بخش هاي مختلف سازمان در كليه سطوح ، ايرادات و نواقص را شناسايي و اعلام نموده تا مراجع ذيصلاح نسبت به رفع آنها اقدام نمايند و در سازمان محيطي سالم و عاري از مفسده ايجاد گردد چراكه امروزه كشور ما نيازمند فعاليت اقتصادي سالم و ايجاد اشتغال براي جوانان و سرمايه گذاري مطمئن است و تحقق اين امر نيازمند فضايي است كه در آن سرمايه گذار ، صنعتگر ، مبتكران و فعالان اقتصادي از صحت و سلامت ارتباطات حكومتي و امانت داري و صداقت متصديان امور اقتصادي اطمينان حاصل نموده و احساس امنيت و آرامش كنند  لذا براي به حداقل رساندن پيامدهاي فساد ، به گسترش و حفظ اعتماد عمومي نسبت به سازمان ها ، برخورد با مسائل مختلف به شيوه اي نظام مند ، بكار گيري راه حل هاي متناسب با نيازهاي سازمان و انعكاس محيط عملكردي خاص آنها نيازمنديم. همچنين ايجاد عزم ملي در زمينه مبارزه با فساد اداري و پرهيز از آلوده كردن آن با جهت گيري هاي خاص و گروهي و بهره برداري تبليغاتي از نتايج آن ، توقعي است كه شهروندان جامعه اسلامي از سياست گذاران در اين زمينه دارند .